Jak i gdzie przechowywać dokumenty w firmie?

Prowadzisz własną działalność i zastanawiasz się, jak archiwizować dokumenty? Dowiedz się więcej na ten temat!

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej w odpowiedni sposób. Dotyczy to takich dokumentów jak: sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, podatkowe, dowody księgowe, czy inwentaryzacyjne. Dokumenty muszą być także chronione nie tylko przed uszkodzeniem, ale także zmianami, czy rozpowszechnieniem.

By spełnić te warunki warto zadbać o odpowiednie szafy do biura, w tym szafy na dokumenty, czy szafy na akta, w zależności od tego, jaki typ dokumentów przechowujesz. Należy także sprawdzić, jakie dokumenty koniecznie trzeba przechowywać w firmie, przez jaki czas, a także jak archiwizować zgodnie z RODO, które reguluje kwestie bezpieczeństwa danych osobowych. 

W czym przechowywać? 

Warto odpowiednio przygotować miejsce, jak i meble, w których będziesz przechowywać najważniejsze dokumenty dotyczące Twojej firmy. W zależności od wielkości firmy możesz przeznaczyć na to osobne pomieszczenie, jak i przestrzeń w biurze, która będzie służyła tylko i wyłącznie do bezpiecznej archiwizacji dokumentów, a niezbędne do tego będą między innymi szafy biurowe. 

Szafy na dokumenty

Do przechowywania dokumentów idealnie sprawdzą się szafy metalowe. Do wyboru masz także takie z sejfem, w którym możesz umieścić najważniejsze dokumenty, czy wartościowe rzeczy, które posiadasz. W sejfie możesz przechowywać poufne dokumenty, elektronikę, cyfrowe nośniki danych, gotówkę, czy kluczyki np. do firmowego samochodu. 

Porządek i ład 

Specjalne szafy metalowe do przechowywania dokumentów umożliwiają łatwe uporządkowanie papierów, a także taką nośność półek, która udźwignie bardzo dużo segregatorów z dokumentacją. Co więcej, ten typ szafek posiada dodatkowe zabezpieczenie w postaci zamka. Chroni on przed kradzieżą, czy wglądem osób nieuprawnionych. Jest to bardzo ważny zakup, dlatego zalecane jest dokładnie sprawdzić opis produktu, który nas interesuje, ponieważ wiele sklepów nie pozwala przedsiębiorcom na zwroty. Przeszukując sieć dokładnie przeczytajmy wszystkie specyfikacje jak i sprawdźmy ceny. Zastanówmy się również ile szaf nam potrzeba. Najlepiej gdy mamy do wyboru ten sam produkt w wielu różnych wariantach dzięki czemu można łatwo dopasować szafę do swoich potrzeb.  Przykładowo w sklepie eco-market.pl,  znajdziemy metalowe szafy na dokumenty z różnymi układami półek czy drzwiczek, choć wadą może być zbyt małe zróżnicowanie wyglądu modeli. Jednak gdy poza funkcjonalnością zależy nam również tak samo na wyglądzie, możemy skorzystać z wyszukiwarki zdjęć Google, przed wejściem na stronę sklepu.

Szafa Orlando Contract Point ze sklepu Eco-Market.pl

Jakie dokumenty należy przechowywać w firmie?

Przedsiębiorca musi przechowywać w firmie dokumentację firmową dla celów podatkowych, jak i dokumentację ZUS. Wszelkie faktury i rachunki powinny być przez niego trzymane 5 lat. W przypadku dokumentacji ZUS (deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne, korekty) należy wydłużyć przechowywanie do 10 lat.

Nowe przepisy 

Od 2019 roku w życie weszły przepisy, które dotyczą przechowywania dokumentów. Skracają one czas przechowywania dokumentacji. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku jest to okres 10 lat, w przypadku pracowników zatrudnionych od 1999 do 2019 – 10 lat, dla pracowników zatrudnionych przed 1999 – 50 lat. Co więcej, ustawa z 10.01.2018 zakłada także kary za nieprzestrzeganie czasu przechowywania dokumentacji. Stawia również znak równości między dokumentacją elektroniczną, jak i pracowniczą.

Ochrona danych osobowych

Nie da się ukryć, że każda firma w mniejszej bądź większej ilości ma dokumenty zawierające dane osobowe. Unijne rozporządzenie RODO nakłada pewne obowiązki dotyczące przechowywania takich dokumentów. Prócz kierowania się przepisami prawnymi, należy także wziąć pod uwagę zasadność przechowywania niektórych danych, jak i taki sposób ich archiwizacji, by nie dostały się one w niepowołane ręce. By przechowywać dane zgodnie z RODO, należy podjąć działanie, by dokumentacja była bezpieczna między innymi poprzez wybór odpowiednich szaf na dokumenty. To niezwykle istotne, by nie dopuścić do nieuprawnionego dostępu, czy utraty danych osobowych. 

Przechowywanie dokumentów to bardzo ważne zagadnienie dotyczące  działania firmy.  Każdy przedsiębiorca powinien znać nowe przepisy, wiedzieć, co konkretnie przechowywać, a także wyposażyć swoje biuro w niezbędne szafy biurowe do przechowywania dokumentów. Te pozwolą na łatwe posegregowanie dokumentów oraz zabezpieczenie ich przed wglądem przez osoby niepowołane.