Współczesny człowiek żyje w ciągłym biegu. Natłok obowiązków sprawia, że łatwo jest o czymś zapomnieć. Jednak istnieją sposoby, które mogą pomóc w odpowiednim planowaniu czasu oraz dotrzymaniu terminów. Co robić, żeby o wszystkim pamiętać?
Organizacja czasu to prawdziwa sztuka. Nie bez powodu jest to jeden z najpopularniejszych tematów wszelkich poradników i szkoleń. Jednak niektóre z tych sposobów są banalnie proste i można wdrożyć je w swoją codzienność bez większego wysiłku. Które z metod organizacji czasu naprawdę się sprawdzają?
Czytelny harmonogram
Aby pamiętać o wszystkich terminach, warto stworzyć plan, w którym dzień po dniu można zaznaczać zadania do wykonania i obowiązki. Najważniejsze by jego forma była przejrzysta i wygodna. Notesy i kalendarze, planery czy samoprzylepne karteczki – warto wybrać narzędzie, dzięki któremu można czytelnie planować najbliższe tygodnie i miesiące. W tym przypadku lepiej niż aplikacje sprawdzą się fizyczne notatki. Co prawda telefon mamy zawsze przy sobie i warto w nim również prowadzić harmonogram, jednak odręczne pismo sprawia, że lepiej zapamiętujemy zadania do wykonania. Dzięki zapisywaniu notatek w kalendarzu można też spojrzeć na nasze plany z szerszej perspektywy – w ten sposób widać, czy zadania są rozłożone równomiernie i ewentualnie zmodyfikować harmonogram. Takie graficzne zobrazowanie swoich obowiązków pomaga się do nich odpowiednio przygotować i minimalizuje ryzyko, że o czymś zapomnimy.
Nakłady i efekty
Większość osób na pewno słyszała o teorii głoszącej, że 20% nakładów pracy odpowiada za 80% osiąganych efektów. Fakt, że pracę należy wykonywać nie tylko sumiennie, ale i mądrze jest powszechnie znany, jednak nie wszyscy wykorzystują go w praktyce. Dlatego, jeśli nasz harmonogram jest wypełniony po brzegi, to warto zastanowić się nad efektywnością niektórych działań. W tym celu należy wyznaczyć sobie priorytety i skupić swoje wysiłki właśnie na nich. Nadmiar zadań nie sprzyja jakości wykonywanych obowiązków, praca pod presją czasu generuje stres, a wówczas łatwiej o pomyłki. Dlatego lepiej nie skupiać się zbytnio na detalach i zawsze mieć na uwadze główne cele.
Prokrastynacja
Wiele osób ma poważny problem ze zmotywowaniem się do pracy. Obowiązki są odkładane w czasie, aż wreszcie zbliża się termin zakończenia projektu i trzeba znacznie zwiększyć tempo wykonywania zadań. Wówczas pojawia się stres i wyścig z czasem. Praca w takich warunkach jest niekomfortowa i wyczerpująca. I choć osoby, które mają skłonności do prokrastynacji, doskonale zdają sobie sprawę z faktu, że sumienna praca jest zdrowsza i bardziej efektywna, to wciąż powtarzają te same błędy. Jednak istnieje kilka rozwiązań tego problemu. Najważniejsze jest wyznaczenie sobie czasu na wykonanie konkretnych zadań. W tych godzinach dobrze jest odciąć się od wszystkiego, co nam przeszkadza i z pełną uwagą skupić na wykonywanej pracy. Jeśli czujemy silną blokadę przed podjęciem obowiązków, to warto również na początek wybrać zadanie, które jest stosunkowo krótkie i satysfakcjonujące, bo zwykle najtrudniej jest po prostu zacząć.
Bądź na bieżąco i zostań jednym z ponad 14 tysięcy naszych obserwujących!
