Rozwój nowoczesnych technologii pozwala na efektywnie gromadzenie, archiwizowanie oraz digitalizację dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu wiele firm może usprawniać swoje procesy i ograniczać koszty związane z prowadzeniem księgowości i zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, koniecznie pomyśl o tym, czy nie podjąć się działań związanych z digitalizacją papierów firmowych. Dzięki temu przechowywanie dokumentów w firmie staje się o wiele łatwiejsze i co najważniejsze… tańsze. Zobacz, jak w praktyce zorganizować procesy związane z przechowywaniem dokumentów w przedsiębiorstwie.
W jaki sposób gromadzić firmowe dokumenty? Dwa najlepsze sposoby
Firmy w dzisiejszych czasach mają dwie opcje, aby gromadzić dokumentację księgową
i pracowniczą. Klasyczne rozwiązanie to gromadzenie dokumentacji w segregatorach oraz archiwizowanie ich w bezpiecznym miejscu, np. firmowy archiwum.
To niestety generuje dość wysokie koszty i powoduje, że znalezienie starszych dokumentów bywa problematyczne. Dodatkowo gromadzenie firmowych papierów w formie drukowanej negatywnie wpływa na środowisko naturalne – głównie przez zużycie i marnowanie papieru.
Ciekawa alternatywa dla przedsiębiorców idących z duchem czasu jest digitalizacja dokumentów. Dzięki temu ich przechowywanie odbywa się wyłącznie na elektronicznych nośnikach danych lub w tzw. chmurze.
Jaka dokumentacja firmowa musi być archiwizowana przez przedsiębiorców?
Zgodnie z aktualnymi przepisami właściciele firm muszą gromadzić i archiwizować nawet przez kilka lat dokumentację dotyczącą:
- – rozliczeń księgowych,
- – deklaracji,
- – ewidencji sprzedaży,
- – KPiR,
- – dokumentów podatkowych,
- – umowy z pracownikami,
- – dokumenty kadrowo-płacowe.
Niektóre dokumenty muszą być przechowywane wyłącznie po to, aby na wypadek kontroli
z urzędu przedsiębiorca mógł okazać urzędnikom potwierdzenia zawieranych transakcji oraz kwot odprowadzanego podatku.
Aktualne akty prawne wskazują, że księgi podatkowe wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej należy przechowywać w terminie 5 lat. Warto dodać, że dokumentacja dla ZUS musi być przechowywana przez 10 lat od czasu przygotowania deklaracji. Co ciekawe, taki sam przepis obejmuje dane osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019.
Dlaczego warto przechowywać dokumenty w cyfrowej formie?
Jest wiele powodów, dla których warto zdecydować się na digitalizację dokumentów firmowych i przechowywanie ich w takiej formie. W ten sposób ograniczamy koszty, redukujemy miejsce potrzebne do gromadzenia dokumentacji, a także ułatwiamy zarządzanie papierami w przedsiębiorstwie.
Cyfrowe wersje zarchiwizowanych dokumentów pozwalają na łatwiejsze wyszukiwanie niezbędnych informacji, bez konieczności długotrwałego przeszukiwania segregatorów.
Taki sposób zarządzania firmową dokumentacją redukuje też ryzyko popełnienia błędów,
np. w rozliczeniach księgowych. Z punktu widzenia ew. kontroli ze strony urzędu to korzystne rozwiązanie, które pozwala uniknąć wysokich kar za pojawiające się nieprawidłowości.
Bądź na bieżąco i zostań jednym z ponad 14 tysięcy naszych obserwujących!
