Przechowywanie dokumentacji maturalnej

W informatorach o organizacji egzaminu maturalnego w danym roku szkolnym podana jest data, do której należy przechowywać dokumentację. Czy po tym okresie przenosimy dokumentację do archiwum? Czy tak jak dzienniki na 5 lat? Które dokumenty (deklaracje, potwierdzenia zgodności danych przekazanych do OKE, protokoły egzaminów ustnych, wykazy zdających w sali, itd.) przechowujemy, a co możemy zniszczyć?

Odpowiedź

Zasady postępowania z dokumentacją powinna wskazywać instrukcja kancelaryjna i JRWA obowiązujące w danej szkole. Przy ich ustalaniu można się jednak posłużyć materiałami pomocniczymi opracowanymi i udostępnionymi prze Archiwa Państwowe. 

Uzasadnienie

O tym, jak postępować z dokumentacją powstającą w szkole, jak i taką, która do szkoły wpływa, jakie są zasady jej archiwizacji oraz ile wynoszą okresy przechowywania dokumentów decyduje instrukcja kancelaryjna obowiązująca w danej szkole oraz jednolity rzeczowy wykaz akt. Podmiotem uprawnionym do nadania szkole zarówno instrukcji kancelaryjnej jak i jednolitego rzeczowego wykazu akt jest natomiast dyrektor szkoły.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1. 1. powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2. 2. nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.

Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowa szkoła co oznacza, że do jego dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w szkole. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy szkół, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

1. 1. instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
2. 2. sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
3. 3. instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Instrukcja kancelaryjna, JRWA obowiązujące w danej szkole tworzone jest zatem przez jego dyrektora. Pamiętać należy, że instrukcja kancelaryjna określać powinna:

• – Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych;
• – Formy załatwiania spraw;
• – Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji;
• – Zasady podpisywania pism;
• – Ustalenia dotyczące wysyłania pism;
• – Zasady przechowywania dokumentacji w komórce organizacyjnej;
• – Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego;
• – Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych;
• – Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

Co do tego natomiast, jakie dokumenty szkolne podlegają archiwizacji, to warto zauważyć, że na stronie archiwum państwowego (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/klasy_4_6_NDAP_szkoly.pdf) jest dostępny materiał pomocniczy przy opracowywaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt, przygotowany przez zespół pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Można go wykorzystać przy tworzeniu własnego JRWA. 

Warto natomiast zauważyć, że w tym materiale pomocniczym zostały wskazane następujące okresy przechowywania dokumentacji związanej z egzaminami, w tym maturalnymi:

• – Organizacja i przebieg egzaminów – BE5;
• – Sprawozdania i informacje o wynikach egzaminów – A – ustalana zgodnie z OKE

Wyniki egzaminów i związana z nimi dokumentacja, a więc arkusze, protokoły, są dokumentacją archiwalną, nie podlegającą brakowaniu. 

Natomiast deklaracje, potwierdzenia zgodności danych przekazanych do OKE, wykazy zdających w sali mogą być brakowane po upływie okresu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:

1. 1. nazwę organu lub jednostki organizacyjnej (szkoły) wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2. 2. nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
3. 3. podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej;
4. 4. określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna;
5. 5. informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej;
6. 6. informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących;
7. 7. oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

Zgodnie z kolei z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o  narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 

Zapamiętaj!

Protokoły i wyniki egzaminów stanowią materiały archiwalne.

Podstawa prawna

• – Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.)
• – Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 246)

Michał Łyszczarz
Ekspert prawa oświatowego i samorządu terytorialnego. Współautor komentarzy do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego
Ekspert Portalu Oświatowego https://www.portaloswiatowy.pl/