PDF od dawna jest standardowym formatem wykorzystywanym do wymiany umów, faktur, dokumentacji technicznej, ofert handlowych, raportów oraz innych materiałów firmowych. Dla biznesu istotna jest jednak nie tylko możliwość otwierania takich plików, ale również ich szybka edycja, dodawanie komentarzy, rozpoznawanie zeskanowanych dokumentów, wypełnianie formularzy, ochrona poufnych danych oraz organizacja wygodnej pracy pracowników z dokumentacją.
PDF-XChange Editor to profesjonalny edytor PDF firmy Tracker Software, przeznaczony zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i przedsiębiorstw. Rozwiązanie łączy narzędzia do przeglądania, edycji, komentowania, konwersji i zabezpieczania dokumentów PDF, a także obsługuje OCR oraz inne funkcje istotne w firmowym obiegu dokumentów.
W przypadku firm szczególnie ważne jest właściwe określenie nie tylko potrzebnego zestawu narzędzi, ale również odpowiedniego modelu licencjonowania. Możliwości poszczególnych edycji PDF-XChange Editor różnią się, dlatego przed zakupem warto ustalić, jakich funkcji rzeczywiście potrzebują pracownicy oraz czy wybór rozszerzonej wersji będzie uzasadniony.
W tym artykule omówimy najważniejsze możliwości PDF-XChange Editor dla firm, przyjrzymy się narzędziom do edycji, OCR, ochrony i współpracy z dokumentami, osobno porównamy PDF-XChange Editor oraz PDF-XChange Editor Plus, a także przedstawimy najważniejsze kwestie związane z licencjonowaniem oraz kryteria wyboru odpowiedniej wersji dla przedsiębiorstwa.
Czym jest PDF-XChange Editor
PDF-XChange Editor to oprogramowanie przeznaczone do przeglądania, tworzenia, edycji i przetwarzania dokumentów PDF. Jest skierowane do użytkowników, dla których podstawowe otwieranie plików nie jest wystarczające i którzy potrzebują pełnego zestawu narzędzi do pracy z zawartością PDF: edycji tekstu, dodawania obrazów i obiektów, komentowania, rozpoznawania zeskanowanych dokumentów, pracy z formularzami, zabezpieczania plików oraz przygotowywania dokumentów do dalszego wykorzystania.
W środowisku firmowym PDF-XChange Editor może pełnić rolę uniwersalnego narzędzia do codziennej pracy z dokumentacją. Za jego pomocą pracownicy mogą wprowadzać zmiany w umowach i instrukcjach, dodawać uwagi do projektów dokumentów, łączyć kilka plików, zmieniać strukturę stron, wypełniać formularze oraz wykonywać inne operacje bez konieczności ciągłego konwertowania plików PDF do zewnętrznych formatów.
Jedną z istotnych zalet rozwiązania jest połączenie szerokiego zestawu funkcji z intuicyjnym interfejsem typowym dla aplikacji desktopowych. Dzięki temu PDF-XChange Editor może być wykorzystywany w różnych działach przedsiębiorstwa, w których pracownicy regularnie pracują z dokumentami PDF, wykonując przy tym bardzo różne zadania.
Najważniejsze możliwości PDF-XChange Editor
PDF-XChange Editor oferuje zestaw narzędzi umożliwiających pracę praktycznie na każdym etapie cyklu życia dokumentu PDF – od przeglądania i tworzenia pliku, przez jego edycję i uzgadnianie, aż po zabezpieczanie.
Edycja tekstu i zawartości
Jedną z kluczowych funkcji programu jest możliwość edycji istniejącej zawartości pliku PDF. Użytkownik może modyfikować tekst, poprawiać wybrane fragmenty dokumentu, a także pracować z obrazami i innymi obiektami bezpośrednio w pliku.
Jest to szczególnie wygodne w sytuacjach, gdy oryginalny dokument w programie Word, Excel lub innym narzędziu nie jest dostępny, a niewielkie zmiany trzeba wprowadzić szybko.
W środowisku biznesowym taka możliwość pozwala ograniczyć liczbę dodatkowych operacji na dokumentach oraz zmniejszyć zależność od plików źródłowych.
Praca ze stronami PDF
PDF-XChange Editor umożliwia modyfikowanie struktury dokumentu: dodawanie, usuwanie, obracanie, przenoszenie i zmianę kolejności stron.
Możliwe jest również łączenie materiałów z kilku dokumentów w jeden końcowy plik PDF. Przykładowo firma może zebrać w jednym dokumencie umowę, załączniki, specyfikacje oraz dodatkowe materiały przed wysłaniem ich do klienta lub partnera biznesowego.
Komentarze i adnotacje
Do uzgadniania i recenzowania dokumentów dostępne są narzędzia do komentowania. Użytkownicy mogą dodawać notatki, wyróżniać tekst, korzystać z oznaczeń graficznych, pieczęci oraz innych elementów adnotacyjnych.
Narzędzia te są szczególnie przydatne podczas wewnętrznego uzgadniania umów, dokumentacji technicznej, raportów oraz projektów.
Zamiast wymieniać między sobą liczne wersje dokumentów, pracownicy mogą pozostawiać uwagi bezpośrednio w pliku PDF.
Tworzenie i konwersja plików PDF
Program obsługuje tworzenie nowych dokumentów PDF oraz pracę z plikami pochodzącymi z różnych źródeł. Użytkownik może tworzyć pliki PDF na podstawie innych dokumentów, obrazów oraz pojedynczych stron.
Dostępne są również narzędzia do eksportowania i konwersji zawartości, co ułatwia dalsze wykorzystanie informacji w innych aplikacjach.
Praca z formularzami
PDF-XChange Editor obsługuje pracę z interaktywnymi formularzami PDF. Użytkownicy mogą wypełniać istniejące pola, zapisywać wprowadzone dane oraz pracować z dokumentami wykorzystywanymi wewnątrz firmy lub przekazywanymi klientom.
W bardziej zaawansowanych scenariuszach możliwości pracy z formularzami zależą od edycji produktu. Dlatego firmy, które planują samodzielnie tworzyć rozbudowane formularze interaktywne, powinny zwrócić szczególną uwagę na różnice pomiędzy PDF-XChange Editor a PDF-XChange Editor Plus.
Wyszukiwanie i nawigacja w dokumentach
Podczas pracy z obszernymi plikami PDF szczególnie istotne są funkcje wyszukiwania i nawigacji. PDF-XChange Editor umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji w dokumencie, przechodzenie pomiędzy stronami, korzystanie z zakładek oraz pracę ze strukturą pliku.
Może to znacząco ułatwić pracę z wielostronicowymi umowami, instrukcjami technicznymi, dokumentacją regulacyjną lub firmowymi archiwami.
Praca ze skanowanymi dokumentami
PDF-XChange Editor obsługuje narzędzia OCR umożliwiające rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach i obrazach. Po przetworzeniu takiego pliku PDF można przeszukiwać jego treść, kopiować z niego informacje oraz znacznie efektywniej wykorzystywać dokument w dalszej pracy.
Dla firm, które regularnie pracują ze skanami umów, protokołów, faktur lub dokumentów archiwalnych, może to być jedna z najbardziej przydatnych funkcji.
Ochrona dokumentów
Program oferuje narzędzia bezpieczeństwa umożliwiające ograniczanie dostępu do plików PDF, stosowanie haseł, zarządzanie uprawnieniami oraz pracę z podpisami cyfrowymi.
Jest to szczególnie istotne w przypadku dokumentów zawierających informacje finansowe, handlowe lub inne dane poufne.
PDF-XChange Editor może więc pełnić funkcję nie tylko przeglądarki PDF, ale również kompleksowego narzędzia do obsługi firmowego obiegu dokumentów. Dokładny zakres dostępnych funkcji zależy jednak od licencji i edycji produktu, dlatego w dalszej części warto osobno przyjrzeć się możliwościom OCR, zabezpieczeniom oraz różnicom pomiędzy poszczególnymi wersjami PDF-XChange Editor.
Omówione powyżej funkcje pokazują, że PDF-XChange Editor może obsługiwać szeroki zakres zadań związanych z firmowym obiegiem dokumentów. Przy wyborze rozwiązania dla przedsiębiorstwa należy jednak pamiętać, że część bardziej zaawansowanych narzędzi jest dostępna wyłącznie w edycji PDF-XChange Editor Plus.
W praktyce oznacza to, że zakup najbardziej rozbudowanej edycji dla każdego pracownika nie zawsze jest konieczny. Dla części użytkowników wystarczające będą funkcje standardowego PDF-XChange Editor przeznaczone do edycji, komentowania, podpisywania i codziennego przetwarzania dokumentów, natomiast specjaliści pracujący z formularzami, zaawansowanym OCR lub porównywaniem dokumentów mogą potrzebować możliwości oferowanych przez wersję Plus.
Dlatego przed przejściem do kwestii licencjonowania warto dokładnie sprawdzić, czym PDF-XChange Editor różni się od PDF-XChange Editor Plus oraz która wersja będzie bardziej racjonalnym wyborem dla konkretnych potrzeb biznesowych.
Porównanie wersji PDF-XChange Editor
Tracker Software oferuje dwie główne edycje produktu – PDF-XChange Editor oraz PDF-XChange Editor Plus. Nie są to jednak dwa całkowicie odrębne programy. PDF-XChange Editor Plus obejmuje wszystkie możliwości standardowej wersji Editor, a dodatkowo udostępnia szereg zaawansowanych narzędzi profesjonalnych.
W przypadku większości standardowych zadań biurowych możliwości PDF-XChange Editor będą w pełni wystarczające. Program umożliwia edycję plików PDF, pracę z tekstem i obiektami, komentarzami i adnotacjami, OCR, podpisami cyfrowymi oraz innymi narzędziami do przetwarzania dokumentów. Według informacji producenta współczesna wersja PDF-XChange Editor oferuje ponad 400 funkcji.
PDF-XChange Editor Plus jest szczególnie interesujący dla użytkowników i organizacji, które potrzebują bardziej zaawansowanego rozpoznawania dokumentów, tworzenia interaktywnych formularzy, dynamicznych pieczęci oraz narzędzi do porównywania dokumentów.
PDF-XChange Editor a PDF-XChange Editor Plus: najważniejsze różnice
| Funkcja | PDF-XChange Editor | PDF-XChange Editor Plus |
|---|---|---|
| Przeglądanie plików PDF | Tak | Tak |
| Edycja tekstu i obiektów | Tak | Tak |
| Komentarze i adnotacje | Tak | Tak |
| Praca ze stronami i strukturą PDF | Tak | Tak |
| Podpisy cyfrowe | Tak | Tak |
| Standardowy OCR | Tak | Tak |
| Enhanced OCR | Nie | Tak |
| Tworzenie i edycja wypełnialnych formularzy PDF | Nie | Tak |
| Tworzenie i edycja dynamicznych pieczęci | Nie | Tak |
| Compare Documents | Nie | Tak |
| Identify Forms | Nie | Tak |
Najważniejsze dodatkowe możliwości wersji Plus są zgodne z aktualnym zestawem funkcji producenta. Edycja ta obejmuje między innymi Enhanced OCR, tworzenie i edycję wypełnialnych formularzy, dynamiczne pieczęcie, Compare Documents oraz narzędzia do rozpoznawania formularzy.
Enhanced OCR
Obie edycje umożliwiają pracę z rozpoznawaniem tekstu, dlatego sama obecność funkcji OCR nie oznacza jeszcze konieczności wyboru wersji Plus. Główna różnica polega na tym, że PDF-XChange Editor Plus udostępnia silnik Enhanced OCR.
Według informacji Tracker Software rozszerzony mechanizm OCR zapewnia wyższą dokładność i większą efektywność w porównaniu ze standardowym systemem rozpoznawania dostępnym w PDF-XChange Editor.
Dla firmy może mieć to szczególne znaczenie podczas regularnej pracy z:
- – zeskanowanymi umowami;
- – dokumentami księgowymi;
- – archiwami;
- – dokumentacją techniczną;
- – dużymi zbiorami dokumentów papierowych przekształcanych do formatu elektronicznego.
Jeżeli OCR jest wykorzystywany jedynie okazjonalnie i dotyczy stosunkowo dobrej jakości skanów, standardowa wersja w wielu przypadkach będzie wystarczająca. Przy intensywnym przetwarzaniu dokumentacji skanowanej przewaga wersji Plus staje się znacznie bardziej zauważalna.
Tworzenie i edycja formularzy PDF
Kolejna istotna różnica dotyczy pracy z formularzami interaktywnymi.
Standardowy PDF-XChange Editor nadaje się do korzystania z istniejących formularzy, natomiast narzędzia do tworzenia i edycji wypełnialnych formularzy PDF są dostępne w PDF-XChange Editor Plus. Jest to bezpośrednio wskazane w porównaniu produktów Tracker Software.
Funkcja ta jest szczególnie przydatna, gdy organizacja samodzielnie przygotowuje:
- – ankiety;
- – wnioski;
- – formularze rejestracyjne;
- – wewnętrzne dokumenty firmowe;
- – formularze dla klientów i partnerów;
- – szablony dokumentów zawierające pola przeznaczone do późniejszego uzupełnienia.
W przypadku pracowników, którzy jedynie otrzymują gotowy formularz i wprowadzają do niego dane, zakup wersji Plus wyłącznie w tym celu zazwyczaj nie jest konieczny.
Dynamiczne pieczęcie
PDF-XChange Editor Plus umożliwia również tworzenie i edycję dynamicznych pieczęci. W odróżnieniu od zwykłej, statycznej pieczęci taki element może wykorzystywać zmienne dane oraz bardziej zaawansowaną logikę.
W środowisku biznesowym może być to przydatne przy organizacji procesów akceptacji i obiegu dokumentów, na przykład podczas stosowania firmowych pieczęci zawierających statusy, daty lub inne informacje zmienne.
Warto przy tym zwrócić uwagę na istotny szczegół: dynamiczne pieczęcie utworzone w wersji Plus mogą być wykorzystywane również przez użytkowników standardowego PDF-XChange Editor. Oznacza to, że firma nie musi kupować wersji Plus dla każdego stanowiska tylko po to, aby pracownicy mogli korzystać z wcześniej przygotowanych pieczęci.
Porównywanie dokumentów
W PDF-XChange Editor Plus dostępna jest funkcja Compare Documents, przeznaczona do wyszukiwania różnic pomiędzy poszczególnymi wersjami dokumentów. Jest ona szczególnie przydatna podczas pracy z umowami, dokumentacją techniczną oraz innymi materiałami, które przechodzą kilka etapów edycji i akceptacji.
Dla działu prawnego możliwość szybkiego zidentyfikowania zmian pomiędzy dwiema wersjami umowy może być znacznie ważniejsza niż dla pracownika, który przede wszystkim przegląda pliki PDF i dodaje do nich komentarze.
Którą wersję wybrać dla firmy
PDF-XChange Editor warto rozważyć, jeśli pracownicy potrzebują przede wszystkim:
- – przeglądania i edycji plików PDF;
- – modyfikowania tekstu i obiektów;
- – dodawania komentarzy i adnotacji;
- – podpisywania dokumentów;
- – pracy ze stronami dokumentu;
- – standardowego rozpoznawania dokumentów;
- – realizacji codziennych zadań związanych z plikami PDF.
PDF-XChange Editor Plus będzie bardziej odpowiedni, jeśli potrzebne są:
- – Enhanced OCR;
- – tworzenie i edycja interaktywnych formularzy PDF;
- – dynamiczne pieczęcie;
- – porównywanie dokumentów;
- – bardziej zaawansowane przetwarzanie skanowanych materiałów.
W przypadku organizacji wybór nie musi oznaczać stosowania jednej edycji na wszystkich stanowiskach. W praktyce można określić rzeczywiste potrzeby poszczególnych działów i dobrać do nich odpowiednie licencje. Przykładowo standardowy Editor może być wykorzystywany na większości stanowisk, natomiast wersja Plus przez specjalistów, którzy tworzą formularze, korzystają z rozszerzonego OCR lub regularnie porównują różne wersje dokumentów.
Takie podejście pozwala zapewnić pracownikom potrzebne narzędzia, a jednocześnie nie przepłacać za funkcje, z których konkretny użytkownik nie będzie korzystać.
Dlatego po wyborze odpowiedniej edycji kolejną ważną kwestią jest licencjonowanie: liczba użytkowników, okres wsparcia oraz sposób zakupu licencji dla organizacji.
Podsumowanie: czy warto wybrać PDF-XChange Editor dla firmy
PDF-XChange Editor może być praktycznym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują kompleksowego narzędzia do pracy z plikami PDF bez konieczności wdrażania bardziej rozbudowanych i kosztownych platform korporacyjnych. Program sprawdza się przy edycji dokumentów, pracy z komentarzami i adnotacjami, zarządzaniu stronami, OCR, podpisach cyfrowych, formularzach oraz innych zadaniach regularnie występujących w firmowym obiegu dokumentów.
Jedną z głównych zalet produktu pozostaje możliwość dopasowania edycji do rzeczywistych potrzeb pracowników. W większości standardowych scenariuszy biurowych wystarczający będzie PDF-XChange Editor, natomiast PDF-XChange Editor Plus warto wybrać dla specjalistów, którzy potrzebują rozszerzonego OCR, tworzenia interaktywnych formularzy, porównywania dokumentów oraz innych zaawansowanych narzędzi.
Dla firmy jest to szczególnie istotne, ponieważ nie ma potrzeby kupowania najbardziej rozbudowanej edycji na każde stanowisko. Licencje można rozdzielać zgodnie z zadaniami poszczególnych działów i pracowników, optymalizując w ten sposób koszty oprogramowania.
Przed zakupem warto określić:
- – ilu pracowników będzie korzystać z PDF-XChange Editor;
- – jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne w poszczególnych działach;
- – czy wymagana jest edycja Plus;
- – jak intensywnie firma pracuje ze skanami i technologią OCR;
- – czy potrzebne są narzędzia do tworzenia formularzy i porównywania dokumentów;
- – jaki model licencjonowania będzie najwygodniejszy przy obecnej liczbie użytkowników oraz ewentualnym dalszym rozwoju organizacji.
Odpowiednio dobrana edycja i model licencjonowania pozwalają uzyskać potrzebny zakres funkcji bez ponoszenia dodatkowych kosztów za możliwości, które nie będą wykorzystywane w codziennej pracy.
Jeśli rozważasz zakup PDF-XChange Editor dla firmy, ale nie masz pewności, którą edycję i liczbę licencji wybrać, warto skontaktować się z autoryzowanym dostawcą. Specjaliści pomogą porównać dostępne warianty, dobrać optymalną konfigurację licencji oraz przedstawić aktualne informacje dotyczące cen i warunków zakupu.
Podsumowując, PDF-XChange Editor dobrze sprawdzi się w firmach, które potrzebują funkcjonalnego, elastycznego i wygodnego narzędzia do codziennej pracy z dokumentami PDF, a dostępność kilku edycji pozwala dostosować rozwiązanie zarówno do potrzeb pojedynczych specjalistów, jak i całych organizacji.
