Zastanawiasz się nad zatrudnieniem osoby z niepełnosprawnością, ale nie wiesz, od czego zacząć? To normalne, jeśli nigdy z tym nie miałeś do czynienia. Wiele osób obawia się, że formalności będą zbyt skomplikowane albo że coś pójdzie nie tak. Proces jest prostszy, niż się wydaje, zapewniam Cię.

W tym krótkim przewodniku pokażę Ci, jak zatrudnić osobę niepełnosprawną i co naprawdę musisz wiedzieć, by nie popełnić błędu. Poprowadzę Cię konkretnie, z praktycznymi wskazówkami i najnowszymi informacjami z PFRON, ZUS i ustaw.

Jakie dokumenty musi mieć osoba z niepełnosprawnością, gdy ją zatrudniasz?

Zacznij od najważniejszego, czyli orzeczenia o stopniu niepełnosprawności pracownika. To może być równoważny dokument wydany przez Powiatowy Zespół ds. Orzekania albo z ZUS, KRUS. Sprawdź, czy orzeczenie jest aktualne i czy jasno określa stopień niepełnosprawności: lekki, umiarkowany lub znaczny¹. Dla jasności stopień znaczny odpowiada całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji itd.

Pamiętaj – pracownik przekazuje Ci orzeczenie, a Ty przetwarzasz te dane na podstawie przepisów prawa pracy i RODO bez odrębnej zgody².

Co trzeba zrobić krok po kroku zatrudniając niepełnosprawnych?

Zatrudniasz osobę niepełnosprawną niemal tak, jak każdego innego pracownika. Podpisujesz umowę, zgłaszasz ją do ZUS, wypłacasz wynagrodzenie. Ale jeśli chcesz skorzystać ze wsparcia PFRON, musisz dodatkowo:

– zarejestrować się w systemie SODiR (lub e-PFRON2),
– złożyć formularz INF-D-P i wniosek Wn-D do 25. dnia miesiąca po miesiącu, którego dotyczą³,
– opłacić składki ZUS na czas i wypłacić pensję na rachunek w terminie.

Wskazówka – nawet mikroprzedsiębiorcy mogą korzystać z dofinansowania. Nie musisz mieć działu kadr ani biura rachunkowego na etacie.

Ile możesz zyskać jako pracodawca zatrudniając niepełnosprawnych?

Jeśli zatrudniasz osobę z orzeczeniem na umowę o pracę, możesz otrzymać nawet:

– 2760 zł miesięcznie – za osobę ze znacznym stopniem,
– 1550 zł – za umiarkowany,
– 575 zł – za lekki stopień niepełnosprawności⁴.

Kwota ta może wzrosnąć, jeśli pracownik ma tzw. schorzenie specjalne (np. epilepsję, chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe)⁵ potwierdzone kodem w orzeczeniu 01-U, 02-P, 04-O, 06-E, 12-C.

– 4140 zł miesięcznie – za osobę ze znacznym stopniem,
– 2585 zł – za umiarkowany,
– 1265 zł – za lekki stopień niepełnosprawności.

Kwota dofinansowania nie może przekroczyć 75% kosztów płacy u przedsiębiorców i 90% u podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej.

Pamiętaj – dofinansowanie dotyczy tylko pensji z tytułu umowy o pracę, nie obejmuje umów zleceń czy dzieła.

Czy trzeba coś dostosować w miejscu pracy pracownika z orzeczeniem?

To zależy. Jeśli osoba z niepełnosprawnością może pracować na zwykłym stanowisku i w standardowych warunkach nie musisz nic zmieniać. Ale jeśli potrzebuje specjalnych udogodnień, musisz pomyśleć o racjonalnym dostosowaniu, np. szerokim przejściu, wygodnym biurku czy dostępnym oprogramowaniu⁶.

Refundacja tych kosztów z PFRON, to nawet 20-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Nie obawiaj się, możesz zyskać zwrot:

– dodatkowych kosztów adaptacji miejsca pracy (limit do 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia),
– wyposażenia stanowiska pracy (limit do 15-krotności oraz warunek 36 miesięcy zatrudnienia).

Kolejność działania – najpierw złóż wniosek, dopiero potem rób modernizację⁷.

Jakie obowiązki ma pracodawca osób niepełnosprawnych?

Zatrudnienie niepełnosprawnych oznacza, że musisz przestrzegać ich prawa pracownicze.Najistotniejsze z nich to:

– dodatkowa 15-min. przerwa dla wszystkich stopni,
– norma czasu pracy 7 h/35 h i zakaz nadgodzin i pracy w porze nocnej dla stopnia umiarkowanego i znacznego (wyjątek – zgoda lekarza lub praca w ochronie),
– dodatkowe 10 dni urlopu (umiarkowany i znaczny).

Zakończenie

Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością to nie tylko pomoc komuś w powrocie na rynek pracy, to też rozsądna decyzja biznesowa. Możesz liczyć na realne wsparcie finansowe i budować bardziej zaangażowany zespół. Przepisy są po Twojej stronie trzeba tylko wiedzieć, jak się za to zabrać.

Poniżej znajdziesz prostą listę rzeczy, które warto sprawdzić, zanim podejmiesz decyzję. To Twój szybki start.

Lista rzeczy do zrobienia szybki start dla pracodawcy osoby niepełnosprawnej

– Zapytaj kandydata o orzeczenie i jego ważność.
– Wybierz formę zatrudnienia – najlepiej umowę o pracę.
– Załóż konto w systemie SODiR lub e-PFRON2.
– Przygotuj i złóż drogą elektroniczną INF-D-P i Wn-D do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
– Dopilnuj wypłaty wynagrodzenia i składek ZUS w terminie.
– Sprawdź, czy potrzebne jest dostosowanie stanowiska.
– Jeśli tak, złóż wniosek o refundację przed rozpoczęciem zmian.
– Dbaj o równe traktowanie i dobrą komunikację w zespole.

Źródła

1. Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
2. PFRON, „Dofinansowanie do wynagrodzeń” https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
3. SODiR – System Obsługi Dofinansowań – https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/aktualnosci-sodir/
4. PFRON aktualne stawki https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/wysokosc-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
5. Rozporządzenie MRiPS – schorzenia specjalne – https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/zatrudnienie-osob-niepelnosprawnych/uprawnienia-pracodawcy-zatrudniajacego-osobe-niepelnosprawna/dofinansowanie-do-wynagrodzen-osob-niepelnosprawnych/
6. IPiSS, „Dostosowanie miejsca pracy a racjonalne wsparcie” https://www.ipiss.com.pl/wp-content/uploads/2025/03/uwarunkowania-i-dobre-praktyki-1.pdf
7. PFRON, „Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska” https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wyposazenie-stanowisk-pracy/
8. Zakres i przebieg kontroli PFRON https://bip.pfron.org.pl/pfron/dzialalnosc-kontrolna/opis-dzialan-kontrolnych-wobec-beneficjentow-funduszu-na-podstawie-art-51-ust-3-pkt-6-ustawy-o-rehabilitacji-wykorzystania-srodkow-przekazywanych-na-realizacje-zadan-okreslonych-ustawa/

FAQ – najczęstsze pytania pracodawców

Czy mogę zatrudnić osobę z niepełnosprawnością na pół etatu i nadal otrzymać dofinansowanie?

Tak, możesz zatrudnić pracownika z orzeczeniem również na część etatu. Dofinansowanie z PFRON będzie wtedy proporcjonalne do wymiaru czasu pracy.

Czy dofinansowanie przysługuje także, jeśli zatrudniam członka rodziny z niepełnosprawnością?

Co do zasady tak, ale pod warunkiem, że zatrudnienie jest faktyczne i zgodne z przepisami. PFRON może jednak szczegółowo sprawdzić takie sytuacje, by upewnić się, że nie ma fikcyjnego zatrudnienia. Warto wszystko dokładnie udokumentować.

Co się stanie, jeśli pracownik straci orzeczenie w trakcie zatrudnienia?

Jeśli pracownik nie przedłuży orzeczenia, tracisz prawo do dofinansowania od miesiąca następującego po utracie ważności. Dlatego dobrze jest śledzić datę końca ważności orzeczenia i przypomnieć pracownikowi o jego odnowieniu.

Czy muszę gdzieś zgłaszać, że nie zamierzam korzystać z dofinansowania?

Nie, jeśli nie składasz dokumentów (INF-D-P, Wn-D), po prostu nie bierzesz udziału w programie dofinansowań. Nie ma obowiązku zgłoszenia takiej decyzji, ale warto pamiętać, że i tak mogą Cię dotyczyć inne obowiązki, np. raporty do PFRON, jeśli zatrudniasz co najmniej 25 osób.

Czy PFRON może przeprowadzić kontrolę w mojej firmie?

Tak. PFRON ma prawo do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy, jeśli korzystasz z dofinansowań. Sprawdzana jest m.in. dokumentacja kadrowa, wypłaty wynagrodzeń i realność zatrudnienia. Kontrole są rutynowe, ale ważne, by wszystko było zgodne z przepisami⁸.

O autorce

Autorką tego artykułu jest Małgorzata Gorczyca-Antosz, specjalistka z agencji pracy dla osób niepełnosprawnych My Wspieramy. Publikując artykuły, dzieli się swoją wiedzą, jak zatrudniać osoby niepełnosprawne. Wszystko po to, żebyś mógł lepiej odnaleźć się w przepisach, możliwościach i zmianach na rynku pracy.

Jak w 2025 roku zatrudnić osobę niepełnosprawną w firmie?