Czy każdy przedsiębiorca musi mieć terminal płatniczy?

Wraz z początkiem 2022 roku weszły w życie przepisy nakładające na przedsiębiorców obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych. Choć terminale płatnicze stały się coraz bardziej powszechne, wiele osób wciąż zadaje sobie pytanie, czy każdy właściciel firmy rzeczywiście musi je posiadać. W tym artykule omówimy, jakie są obowiązki przedsiębiorców w zakresie płatności elektronicznych, jakie opcje mają do wyboru oraz dlaczego warto rozważyć instalację terminala, nawet jeśli prawo tego bezpośrednio nie wymaga.

Obowiązkowe płatności bezgotówkowe od 2022 roku

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy działający na polskim rynku muszą dostosować się do nowego obowiązku wynikającego z ustawy Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646). Zmiany w tym akcie prawnym nakładają na firmy prowadzące ewidencję sprzedaży za pomocą kas fiskalnych konieczność umożliwienia klientom płatności bezgotówkowych. Nowe przepisy dotyczą firm działających w lokalach stacjonarnych, takich jak sklepy i punkty usługowe, ale również tych świadczących usługi poza nimi, np. przy dostawach kurierów czy w restauracjach. Dotyczy to także działalności transportowej, jak przewozy taxi czy autobusowe, gdzie klienci coraz częściej oczekują możliwości szybkiego i wygodnego płacenia kartą.

Jakie są dostępne opcje płatności bezgotówkowych?

Nowe przepisy wzbudziły na początku wątpliwości wśród przedsiębiorców, szczególnie ze względu na krótki czas na ich wdrożenie. Obawy dotyczyły głównie kwestii, czy konieczne jest zainstalowanie terminala płatniczego, aby spełnić wymogi ustawy. Jednak dokładna analiza regulacji wskazuje, że terminal płatniczy to tylko jedno z dostępnych rozwiązań umożliwiających realizację płatności bezgotówkowych. Ustawodawca w rzeczywistości daje przedsiębiorcom swobodę wyboru spośród różnych form takich płatności, które nie muszą ograniczać się wyłącznie do kart płatniczych.

Do metod płatności bezgotówkowych, które mogą zastąpić terminal, zaliczają się m.in.:

• – przelew tradycyjny – klient może dokonać płatności na konto bankowe firmy. Ta metoda sprawdza się głównie w przypadku usług i sprzedaży z odroczonym terminem płatności;
• – przelew BLIK – popularna metoda płatności mobilnych, umożliwiająca szybkie i bezpieczne transakcje bez potrzeby użycia karty, co jest szczególnie cenione przez młodsze pokolenia.

Choć każda z tych form płatności jest dopuszczalna przez prawo, to jednak terminal płatniczy zyskał największą popularność. Dzięki łatwej obsłudze i szybkości transakcji przedsiębiorcy i klienci coraz częściej się na niego decydują.

Kto nie ma obowiązku przyjmowania płatności bezgotówkowych?

W przepisach wprowadzających obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych przewidziano także wyjątki. Zgodnie ze wspomnianą ustawą niektóre firmy są zwolnione z tego obowiązku. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie muszą prowadzić ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, czyli tych, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego od obowiązku fiskalizacji na podstawie ustawy o VAT.

Zwolnienia te zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2023 poz. 2605) i obejmują m.in. małe firmy, których roczne obroty nie przekraczają określonych progów, oraz podmioty świadczące usługi w specyficznych branżach, takich jak rolnictwo. W praktyce oznacza to, że mikroprzedsiębiorcy, którzy nie korzystają z kas fiskalnych, nie są zobligowani do przyjmowania płatności bezgotówkowych. Niemniej jednak wielu z nich decyduje się na to dobrowolnie, by dostosować się do potrzeb klientów i poprawić konkurencyjność swojej oferty.

Dlaczego warto wybrać terminal płatniczy?

Mimo że obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych nie oznacza konieczności posiadania terminala płatniczego, wiele firm decyduje się na jego zainstalowanie. To rozwiązanie przynosi bowiem wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla klientów.

Jedną z największych zalet terminala jest oszczędność czasu. Transakcje bezgotówkowe są szybkie i nie wymagają wydawania reszty, co zmniejsza kolejki w punktach sprzedaży. Dla klientów jest to istotne, gdyż szybka obsługa wpływa na komfort zakupów, a brak konieczności noszenia gotówki eliminuje dodatkowe problemy.

Terminale płatnicze są także bardzo łatwe w obsłudze. Pracownicy nie muszą martwić się o rozmienianie pieniędzy, a transakcje poniżej 100 zł najczęściej nie wymagają dodatkowej autoryzacji, przez co cały proces przebiega znacznie szybciej.

Z perspektywy przedsiębiorcy, wprowadzenie terminala płatniczego może przyczynić się do zwiększenia obrotów. Klienci coraz częściej wybierają firmy, które umożliwiają płatności bezgotówkowe, szczególnie w miejscach, gdzie liczy się szybkość i wygoda, takich jak restauracje, kawiarnie czy punkty usługowe. Dodatkowo brak terminala może być odbierany negatywnie, a niektórzy klienci mogą zrezygnować z zakupu, jeśli nie będą mogli zapłacić kartą.

Kolejną korzyścią jest ograniczenie kosztów związanych z operacjami gotówkowymi. Terminal płatniczy eliminuje potrzebę wpłacania gotówki do banku, zmniejszając koszty związane z transportem i zabezpieczeniem środków. Wreszcie, bezpieczeństwo transakcji bezgotówkowych jest znacznie wyższe – brak obrotu gotówką minimalizuje ryzyko kradzieży i pomyłek podczas wydawania reszty.