Archiwizacja dokumentacji – na czym polega i jak to robić?

Czym jest archiwizacja dokumentów – poznaj ten proces krok po kroku

Czasem zdarza się, że proces archiwizacji dokumentów wzbudza sporo wątpliwości. Pytania wiążą się przede wszystkim z zasadami, których należy przy tym przestrzegać. To z ich powodu samodzielne zajęcie się tym obowiązkiem nie zawsze jest dobrym pomysłem. Jakie zatem czynności wliczają się w usługi archiwizacyjne?

Jednym z istotnych kroków jest dokonanie profesjonalnej kwalifikacji akt. W trakcie tego kroku specjaliści zapoznają się z dokumentacją, a następnie oceniają, czy ma ona być zakwalifikowana do grupy A czy do grupy B. Następnie specjaliści decydują się na opracowanie dokumentacji, a więc zadbanie o to, by została ona przyporządkowana do właściwej grupy. Archiwizacja dokumentów to także w dużym stopniu chronologiczne i tematyczne formowanie akt, a także nadanie terminu przechowywania zbiorom.

Porządkowanie dokumentów – co jeszcze jest ważne?

W takim procesie niebagatelne znacznie ma prawidłowe oznaczenie akt. Łatwo sobie wyobrazić, że pomyłki w tym zakresie mogą doprowadzić do wielu nieprzyjemnych konsekwencji. Mowa np. o:

1. 1. frustracji pracowników, gdy trudno jest im znaleźć poszukiwane akta;
2. 2. trudnościach w utrzymywaniu bieżącego kontaktu z klientami i partnerami biznesowymi;
3. 3. trudnościach w przedstawieniu odpowiednich akt, gdy miejsce ma kontrola organów zewnętrznych.

Wdrożenie dobrze zaplanowanych oznaczeń akt pozwoli uniknąć wszystkich tych problemów. Rzetelna archiwizacja dokumentów powinna więc uwzględniać zamieszczenie takich oznaczeń jak nazwa komórki i instytucji, zamieszczenie znaku akt oraz ich tytułu. Oczywiście wszystkie te informacje muszą być zgodne z zawartością konkretnej teczki.

Archiwizacja dokumentacji – jak ją przeprowadzić?

Możliwości mamy kilka. Jeśli w naszej firmie pracują specjaliści, którzy wiedzą, w jaki sposób zająć się tym zadaniem, możemy ten obowiązek powierzyć właśnie im. Musimy jednak mieć świadomość, że archiwizacja dokumentów wymaga czasu i skupienia. Nie da się więc jednocześnie realizować innych obowiązków, bez straty dla jakości procesu. Nie dziwi więc fakt, że tak wiele przedsiębiorstw wybiera inną opcję. Jest nią porządkowanie dokumentów ze specjalistami.

Archiwizacja z zewnętrzną firmą oznacza, że każdy etap zostanie przeprowadzony zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Nie będziemy musieli więc martwić się o to, że jakiekolwiek nasze informacje wydostaną się na zewnątrz. Wybór sprawdzonego usługodawcy to również gwarancja dokładności. Eksperci działający w tej branży, tacy jak np. firma Rhenus, świetnie wiedzą, jak profesjonalnie nadać termin przechowywania dokumentom, jakie przepisy obowiązują nam polu oraz jak oznaczyć akta. Do cennych korzyści można zaliczyć także możliwość skorzystania przy okazji z innych oferowanych usług, takich jak utylizacja, przechowywanie czy digitalizacja.