Zarządzanie zapasami magazynowymi to proces zamawiania, obsługi, przechowywania i wykorzystywania nieskapitalizowanych aktywów firmy – czyli jej zapasów. W przypadku niektórych firm dotyczy to surowców i komponentów, podczas gdy inne mogą zajmować się tylko towarami gotowymi do sprzedaży. Tak czy inaczej, zarządzanie zapasami sprowadza się do równowagi – dysponowania odpowiednią ilością zapasów we właściwym miejscu i we właściwym czasie. Ten przewodnik pomoże Ci to osiągnąć.

Zarządzanie zapasami magazynowymi – elementy

Zarządzanie zapasami jest istotną częścią handlu detalicznego. A jeśli sprzedajesz produkty za pośrednictwem platform handlu elektronicznego, jeszcze ważniejsze jest upewnienie się, aby poziomy zapasów były zrównoważone przez cały czas, bez konieczności posiadania zbyt dużej lub zbyt małej ilości każdego produktu na stanie.

W skład zarządzania zapasami wchodzą następujące elementy:

  • – Prognozowanie zapasów. Dzięki prognozowaniu wiadomo, ile zapasów potrzeba, aby zaspokoić popyt w nadchodzącym okresie.
  • – Zakup zapasów. Wiadomo, kiedy i jak tworzyć zamówienia zakupu, aby ponownie zamówić nowe zapasy.
  • – Magazynowanie zapasów. Można określić, jaka część każdego elementu zapasów może się odpowiednio zmieścić i gdzie ją wysłać.
  • – Analiza zapasów. Dzięki analizie można w miarę upływu czasu i nabywaniu doświadczenia, podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zapasów.
  • – Techniki obsługi. Dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii można szybko i skutecznie rezerwować, odkładać, wybierać, pakować i wysyłać zapasy w zależności od potrzeb w różnych lokalizacjach.
  • – Śledzenie wielokanałowe. Wgląd w to, w którym dokładnie miejscu łańcucha znajdują się zapasy, a także zakupy i sprzedane towary, dzięki czemu można i uzyskać jak najbardziej zbliżoną ilość posiadanych towarów.
  • – Księgowanie zapasów. Dzięki temu można prawidłowo rejestrować swoje zapasy na dokumentach finansowych.

Do zarządzania zapasami służą informatyczne systemy, dzięki którym można zautomatyzować większość elementów procesu. Oto podstawowe elementy zarządzania zapasami. Aby jak najlepiej przygotować firmę do długoterminowego wzrostu, należy podejść do nich systemowo i sprawić, żeby zapasy były zawsze pod kontrolą. Niestety nadal istnieje znaczna liczba sprzedawców detalicznych, którzy ręcznie przeprowadzają inwentaryzację, aby zarządzać swoimi zapasami, co prowadzi do wielu problemów z działaniem całego magazynu, wysyłkami i księgowością.

Strategie zarządzania zapasami

W zarządzaniu zapasami firmy stosują różne strategie w celu regulowania wysyłki, zakupów i zamówień zwrotnych, a także realizacji zamówień klientów. Większość firm zarządzających zapasami korzysta również z raportów inwentaryzacyjnych i analizuje je, aby mieć pewność, że części i produkty są gotowe do własnych procesów produkcyjnych, a wyroby gotowe do terminowego wysyłania do klientów.

Zarządzanie zapasami może obejmować kilka strategii:

  • – W samą porę (Just in time): w tej metodzie zapasy są dostarczane dokładnie na czas lub tylko wtedy, gdy są potrzebne.
  • – Analiza ABC/XYZ: Dzięki tej strategii zarządzania zapasami firma dzieli zapasy na trzy kategorie w oparciu o wartość i zużycie. Przedmioty o dużej wartości (A) stanowią 70-80%, przedmioty o średniej wartości (B) 15-20%, a przedmioty o małej wartości (C) 5-10%. Towary o regularnym zużyciu (X) to ok. 20%, towary o zmiennym (np. sezonowym) zużyciu (Y) 20-50%, a towary o trudnym do oszacowania zużyciu stanowią ponad 50%.
  • – Drop shipping: ta metoda eliminuje potrzebę przechowywania zapasów. Dzięki wysyłce drop shipping firma może bezpośrednio przekazywać zamówienia i szczegóły wysyłki do producenta, który następnie wysyła towary bezpośrednio do klientów. Drop shipping to również doskonały przykład pokazujący różnicę między magazynem a zarządzaniem zapasami. Dzięki wysyłce drop shipping firma w ogóle nie utrzymuje, a nawet nie ma magazynu!
  • – Cross-docking: to praktyka polegająca na tym, że przychodzące ciężarówki z naczepami lub wagonami kolejowymi przeładowują materiały bezpośrednio na wyjeżdżające ciężarówki, przyczepy lub wagony kolejowe z niewielką ilością miejsca do przechowywania lub bez niej. Podobnie jak w przypadku drop shipping, firma, która stosuje cross-docking jako strategię zarządzania zapasami, może nie potrzebować magazynu. Innymi słowy, firma zarządza zapasami bez magazynu, co może skutkować dużą oszczędnością nakładów.

Optymalizacja zapasów

W celu optymalizacji zapasów, firma może stosować jedną lub więcej strategii zarządzania zapasami, w tym:

  • – Kontrola zapasów: proces śledzenia zapasów za każdym razem, gdy dokonywana jest sprzedaż i zakupy, albo przez firmę zamawiającą materiały, albo przez klienta kupującego części i wyroby gotowe.
  • – Zarządzanie zamówieniami: proces synchronizacji zamówień z zapasami. Odbywa się to często za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami, ale firma może to również zrobić za pomocą księgi rachunkowej lub nawet arkusza kalkulacyjnego.
  • – Śledzenie aplikacji mobilnych. Ten proces jest podobny do zarządzania zamówieniami, ale firma śledzi stan zapasów i sprzedaż za pomocą aplikacji mobilnej.
  • – Raporty sprzedaży: w tym procesie firma analizuje raporty sprzedaży, aby określić, ile zapasów będzie potrzebować.

Efektywne zarządzanie zapasami – podsumowanie

Z uwagi na fakt, że przechowywanie zapasów generuje spore koszty, zbyt duża ich ilość, może stać się nieopłacalna. Dlatego optymalne zarządzanie zapasami wymaga, aby utrzymywać je na możliwie jak najniższym poziomie. Nie bez znaczenia jest tu jednak zapewnienie utrzymania ciągłości produkcji i sprzedaży, które determinują konieczność utrzymania pewnego poziomu zapasów. Nieprawidłowe zarządzanie zapasami generuje zbyt wielką i zbędną ich ilość, a to przyczynia się do wzrostu kosztów.

Kluczowe jest bieżące ich weryfikowanie, o czym przeczytacie na stronie WDX – wskaźnik rotacji zapasów.

O tyle o ile zapas minimalny, przedsiębiorstwo musi utrzymywać, by w miarę bezpiecznie funkcjonować, o tyle zapas bezpieczeństwa należy regulować w zależności od potrzeb, aby nie generować dodatkowych, niepotrzebnych kosztów. Kiedy zatem należy zadbać o zapas bezpieczeństwa? Przede wszystkim w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie określić przyszłego popytu lub gdy istnieje ryzyko opóźnień w dostawach, a także wtedy, gdy istnieje zagrożenie wzrostu cen zamawianych przez przedsiębiorstwo towarów lub komponentów do produkcji.


1 komentarz

zostaw odpowiedź

Please enter your comment!
Please enter your name here